Há algumas situações na relação trabalhista em que a empresa precisa ressarcir o trabalhador quanto ao reembolso de despesas. Além disso, vale destacar que em alguns destes casos, há envolvida a legislação trabalhista que deve ser respeitada.

Para cumprir com as suas obrigações, evitando assim multas e altas despesas com ações, é importante ter um sistema organizado para reembolsar o funcionário. Afinal, como criar esta política? Como estar de acordo com a lei? Veja mais a seguir!

Reembolso de despesas corporativas conforme a lei
Primeiramente, é importante entender o que são despesas corporativas: são todos os gastos que um funcionário pode ter em viagens a trabalho, sejam elas locais ou internacionais, no desempenho das suas funções.

A isso se refere o deslocamento até o destino (seja com seu próprio veículo, veículo alugado ou outro meio de transporte, como avião), deslocamento local (transporte coletivo ou por aplicativo, aluguel de carro, táxi, etc.), bem como ainda despesas de hospedagem, alimentação, etc.

Em destaque, vale dizer que estas despesas não integram o salário do colaborador. É justamente por isso que as empresas devem fazer o reembolso de despesas para que o funcionário não seja prejudicado.

Outro item que merece destaque é que as despesas com viagens não devem ultrapassar 50% do valor de seu salário em diárias. Do contrário, devem fazer parte de seu salário, conforme a lei.

Antes da reforma trabalhista
A nova reforma trabalhista tornou a relação Empresa x Colaborador mais flexível quanto ao reembolso de despesas, mas mantém-se o caráter indenizatório. Pode, neste sentido, haver um acordo entre as partes mesmo antes da viagem.

Como realizar o reembolso de despesas
O acordo, aceito pelas duas partes, frente às despesas de viagens do colaborador podem ser realizadas do seguinte modo:

Ambas as partes combinam um valor fixo de diária durante a viagem, recebendo antecipadamente o valor integral de suas despesas.
O colaborador pode apresentar os cupons ou notas fiscais à empresa após a viagem e está o ressarce.
A empresa paga os custos de transporte e hospedagem antecipadamente. Havendo outras despesas, desde que o colaborador apresente cupons e notas fiscais, a empresa o ressarce.
Registro do acordo
Além disso, o acordo deve ser documentado e ambas as partes devem assiná-lo a fim de evitar ações trabalhistas futuras. No documento deve constar:

Nome e cargo do funcionário.
Razão social da empresa e nome e função do responsável.
Período determinado da viagem.
Destino da viagem.
Justificativa da viagem.
Forma de reembolso acordada.
Quilometragem (quando necessário).
No caso de valores adiantados, é preciso detalhá-los da declaração.
No caso de reembolso, é preciso especificar os comprovantes válidos – nota fiscal, cupons, etc. – bem como o prazo de reembolso.
Política e outros tipos de despesas
A política pode atender a todos os tipos de colaboradores que por ventura venham a viajar pela empresa. Também a política determina quais as despesas serão pagas pela empresa, de acordo com a sua natureza.

Vale ressaltar que o reembolso deverá constar em sua declaração de imposto de renda (IRPF) do funcionário, bem como a prestação de contas também conta na declaração de IRPJ da empresa.

Não só são viagens em que podem ocorrer reembolso de despesas, apesar de ser a condição mais comum. O próprio trabalho home office, em que o colaborador tem despesas para realizar o seu trabalho em casa, também tem entrado na política de reembolso das empresas.

Mas vale ressaltar que reembolso de despesas é diferente de ajuda de custo. Neste último caso, a natureza dos custos é pontualmente diferente e o colaborador não tem a obrigação de apresentar nota. Além disso, o reembolso de despesas é mais abrangente e seletivo, sendo que algumas despesas podem não entrar na política de reembolso, como consumo de bebida alcoólica, determinados tipos de locomoção e compra de objetos pessoais, por exemplo.